A consulta regular das notas fiscais emitidas para o CNPJ da empresa é uma prática essencial para pequenos negócios e startups que buscam manter suas finanças e documentos fiscais em dia, especialmente considerando a proximidade do encerramento do ano fiscal, quando a exigência de auditorias e relatórios financeiros aumenta. Realizar essa consulta permite ao empreendedor e ao seu time contábil e fiscal identificar possíveis problemas com transações financeiras, facilitar uma apuração precisa de impostos e evitar fraudes, como notas frias, que podem causar sérias complicações durante a auditoria.

“Buscar as notas fiscais emitidas para seu CNPJ com frequência possibilita identificar erros de preenchimento, duplicações ou mesmo fraudes”, diz Gabriela Chamis, Diretora de Vendas para Pequenas e Médias Contas na Qive (antiga Arquivei), plataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 150 mil empresas. “Além disso, ao monitorar entradas e saídas de documentos fiscais, a empresa se mantém em conformidade com as obrigações tributárias, garantindo que o SPED Fiscal e outros relatórios fiscais estejam sempre atualizados.”

Para realizar o monitoramento das notas fiscais emitidas para o seu CNPJ, confira as dicas a seguir.

Utilizar portal Sefaz

A Secretaria da Fazenda (Sefaz) disponibiliza um portal para consultas de notas fiscais, no qual é possível verificar as notas eletrônicas (NFe) emitidas contra o CNPJ da empresa. No entanto, essa consulta só pode ser realizada mediante a chave de acesso da nota, o que limita o processo. Para acessar as informações de cada nota, é preciso inserir os 44 dígitos da chave e confirmar a segurança. Esse método, apesar de útil em consultas pontuais, é pouco eficiente para volumes maiores, podendo gerar retrabalho e maior chance de erros.

Controle e apuração de impostos

Manter o controle das notas fiscais permite monitorar detalhadamente as entradas e saídas de mercadorias e serviços, o que é fundamental para uma gestão financeira saudável. Esse acompanhamento facilita a organização do fluxo de caixa e assegura que todas as transações estejam corretamente registradas, minimizando o risco de descontrole financeiro e de acúmulo de despesas não contabilizadas. Além disso, a consulta regular das notas fiscais torna mais precisa a apuração de impostos, garantindo que a empresa declare valores exatos, evitando discrepâncias que possam resultar em penalidades fiscais. Esse controle, ao integrar as notas fiscais ao planejamento contábil, permite otimizar a projeção financeira da empresa e proporciona uma visão realista sobre sua saúde econômica.

Prevenção ou mitigação de erros

Monitorar as notas emitidas para um CNPJ vai além do cumprimento de uma obrigação fiscal. Esse processo permite garantir a conformidade das transações, verificar se as operações estão de acordo com a legislação vigente e evitar problemas com a fiscalização. Além disso, a consulta regular das notas ajuda a identificar e corrigir possíveis erros ou duplicações, o que pode prevenir cobranças indevidas e otimizar o trabalho do departamento fiscal.

Prevenção de problemas fiscais

A fiscalização tributária é uma realidade para todas as empresas, e uma consulta frequente das notas emitidas ajuda a prevenir problemas com o Fisco. A falta desse acompanhamento pode resultar em penalidades elevadas, com multas que ultrapassam 200% do valor declarado em casos de descumprimento fiscal. Além disso, monitorar as notas pode proteger a empresa contra fraudes, como notas frias e uso indevido de créditos fiscais.

Gestão automatizada

Para empresas que lidam com uma grande quantidade de notas fiscais diariamente, o uso de um software de gestão automatizada, é uma boa solução. Esses sistemas permitem que as notas sejam capturadas automaticamente com o uso do certificado digital da empresa e organizadas em ordem cronológica, além de oferecer funcionalidades avançadas como o download em lote de XML e PDFs. Todo processo, quando automatizado, se torna mais rápido e seguro, sem falar que reduz a necessidade de intervenção manual.

Sobre a Qive

A Qive (antiga Arquivei) é uma plataforma líder em transformar rotinas financeiras e fiscais para empresas de todos os portes e segmentos. Especializada na centralização e automação do fluxo financeiro e fiscal, a Qive facilita desde o pedido de compra até o pagamento dos fornecedores, garantindo segurança, rapidez e conformidade com as constantes mudanças regulatórias. Com mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais processados de mais de 150 mil empresas, a plataforma movimenta cerca de 3 trilhões de reais em notas fiscais anualmente, reduzindo fraudes, multas e custos operacionais. A Qive capacita CFOs e back-offices a otimizar suas operações, prevenir atrasos e proteger suas empresas de riscos financeiros. Empresas como Faber-Castell, Bayer, Grupo Casas Bahia, Kraft Heinz, Dasa e KaBuM! já confiam na Qive para proteger suas transações financeiras.