É sabido que administrar é uma tomada racional de decisões, com vistas à eficiência na alocação dos recursos, à eficácia e à efetividade organizacional. A questão que fica é como isso se torna possível. Eis que surge o processo administrativo.
O processo administrativo, em sua concepção clássica, é o conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transformam os insumos provenientes do ambiente em produtos e serviços dotados de valor que atenda às necessidades dos clientes. Esse processo engloba os seguintes subprocessos (funções): planejamento, organização, direção e controle. Cabe frisar que alguns estudiosos e especialistas em Administração conferem denominações e/ou segmentações diversas da que é tratada aqui. No entanto, são nuances que não divergem substancialmente do entendimento do processo administrativo aqui exposto.
O planejamento diz respeito às atividades que antecipam cenários que impactam no desenvolvimento organizacional, a fim de formular estratégias que mitiguem os efeitos das ameaças e potencialize o aproveitamento das oportunidades ambientais. Basicamente, ele se desdobra em três níveis no âmbito das instituições: o estratégico (voltado para a efetividade), o tático (voltado para a eficácia) e o operacional (voltado para a eficiência).
No que tange à organização, trata-se do conjunto de atividades que, em função do planejamento formulado, estabelece a melhor disposição dos recursos das empresas. O principal instrumento desse subprocesso é a modelagem de estruturas, que associada à estratégia e aos processos de negócios compõem a arquitetura organizacional.
Por sua vez, a direção consiste na condução da empresa no alcance dos objetivos traçados. Nesse contexto, o papel do líder é fundamental, na medida em que ele contribui com o alinhamento institucional e para a motivação dos colaboradores sob a sua responsabilidade.
Em relação ao controle, é a função que visa à obtenção de informações sobre o desempenho organizacional para comparar o que foi realizado com o resultado planejado, verificar se este está sendo alcançado, identificar desvios negativos e corrigi-los tempestivamente. Para tanto, o produto do planejamento se torna insumo da função controle, pois só se pode controlar o que foi planejado. Em vista disso, o controle é composto de quatro grupos de atividades essenciais:
1. Definição de indicadores de desempenho condizentes com os objetivos propostos no planejamento;
2. Medição do desempenho;
3. Cotejamento entre o realizado e o previsto; e
4. Adoção de ações corretivas dos desvios negativos identificados, assim como de ações preventivas das causas desses desvios.
Ainda em relação ao controle, ele gera insumos que subsidiarão uma nova rodada de planejamento, tornando o processo administrativo um ciclo que se repete sucessivamente. Uma variante desse processo cíclico que é amplamente utilizada na Gestão da Qualidade é o Ciclo PDCA.
Em resumo, o alcance dos três “Es” (eficiência, eficácia, e efetividade) se torna viável quando dispomos de um método de trabalho racional e sistemático. Tal é o caso do processo administrativo com seus conceitos e técnicas subjacentes.
